Menos burocracia y más IA en los viajes de negocios

Las principales herramientas laborales, como Microsoft Teams o Google Workspace, ya integran IA en sus flujos de trabajo y tareas como la gestión de gastos o la reserva de viajes se están realizando desde las plataformas donde trabajan los empleados. Las empresas serán más selectivas, y cada viaje tendrá que aportar un retorno claro al negocio. Para los trabajadores, el valor no dependerá tanto del lujo, sino de la experiencia, la seguridad y la fluidez.

Seguramente ya tenga cerrado su primer viaje de negocios de 2026. Y quizás no lo sepa, pero su empresa ya se habrá adaptado a las tendencias que regirán el sector de los desplazamientos corporativos el año que viene. El cambio no será drástico respecto a 2025, pero la tecnología ya ocupará gran parte del equipaje y el concepto de lujo ha virado de dirección. El concepto premium se redefinirá: no se trata tanto de lujo tradicional, sino de eficiencia, tranquilidad y capacidad de respuesta gracias a la hiperpersonalización, la atención proactiva y la optimización inteligente del coste.

Las compañías quieren que sus viajeros clave estén centrados en su misión, no en gestionar imprevistos. Con lujo tradicional, el experto se refiere a unos vuelos en business para viajes de negocios que desde 2019 se han reducido en un 40%. Pero, ¿cómo se compensa esta reducción a los trabajadores? Hoy, el valor para el viajero no depende tanto del lujo, sino de la experiencia, la seguridad y la fluidez del viaje. Para ello, las compañías están apostando por herramientas impulsadas por IA que permiten mejorar la experiencia desde la reserva hasta el final del viaje.

Debido a los controles y trazabilidad que ofrecen estas herramientas, las compañías pueden aplicar políticas de viajes más flexibles que permitan adaptarlo a las necesidades reales del empleado. Los procesos internos serán más sencillos, con menos aprobaciones, sin informes de gastos manuales ni burocracia innecesaria y ofreciendo una mayor seguridad y soporte proactivo, gracias a las capacidades de incidencias en tiempo real. Estas mejoras hacen que el viaje sea más cómodo y menos estresante, incluso sin los componentes de lujo tradicionales.

Otra motivación con la que tratan de compensar las empresas la falta de presupuesto es el concepto de bleisure que se instaló tras la pandemia. Esta combinación de ocio y trabajo ha llegado para quedarse, especialmente en un contexto en el que los empleados valoran la flexibilidad y buscan experiencias más integrales. Lo que estamos viendo es que los viajeros esperan la misma facilidad y personalización que tienen en su vida personal también en sus viajes corporativos.

El ejecutivo destaca que las empresas no deben verlo como algo negativo, sino como una oportunidad. No tiene por qué suponer un problema si va acompañada de políticas claras y herramientas que permitan mantener la visibilidad del gasto y garantizar el duty of care incluso cuando el viaje combina trabajo y ocio. En este juego de ajedrez donde ambas partes deben ganar, la inteligencia artificial será el árbitro.

Tendrá un papel clave, porque permite anticipar preferencias, gestionar itinerarios y ofrecer alternativas en tiempo real. Observamos que las compañías están invirtiendo en herramientas soportadas en IA, que les permiten además garantizar la seguridad del viajero. Eso significa que los trabajadores no viajarán menos, sino mejor: desplazamientos más relevantes, más eficientes y más alineados con los objetivos corporativos.

Y es que según un informe con las tendencias en viajes corporativos para 2026 que SAP Concur presenta hoy, el impacto de la IA durante el próximo año abarcará todo el ecosistema, desde los controles biométricos hasta el mantenimiento predictivo de la maquinaria aeroportuaria.